28 juni 2019 in Bedrijf & Organisatie door Mr. Drs. J.C. (Jan-Kees) Karels

Even een kopietje paspoort maken?

Bedrijf & Organisatie

In de zomervakantie zal het weer vaker voorkomen: hotels, campings en vakantieparken die hun gasten bij inchecken naar het paspoort vragen. Autoverhuurders die van het identiteitsbewijs van de huurder ‘’even’’ een kopietje draaien. Wat mogen bedrijven doen met het identiteitsbewijs van hun klant?

Fraude

Als het je nooit is overkomen, is het misschien een ver-van-je-bed-show. Het zal je maar gebeuren dat iemand anders met je persoonsgegevens een telefoonabonnement of misschien wel een huurcontract afsluit of in een webshop die superdure aankoop doet. Met naam, geboortedatum en burgerservicenummer in de hand kan een fraudeur heel vervelende dingen doen…

Het is daarom een goede zaak dat het melden van het verlies van een paspoort gemakkelijker gaat worden. Staatssecretaris Raymond Knops wil met zijn plan StopID het mogelijk maken dat burgers online de vermissing kunnen opgeven en de geldigheid van hun identiteitsdocument ogenblikkelijk ‘’stop’’ kunnen zetten, zodat de kans op fraude kleiner wordt.

Tegelijk zal een zorgvuldige omgang met identiteitskaarten en paspoorten bevorderd moeten worden, want wat je er allemaal wel en niet mee mag doen zit bij veel mensen nog onvoldoende tussen de oren.

Kopie

Het gaat gemakkelijk en de kopieermachine doet z’n werk wel: even een kopie maken van het identiteitsbewijs van de klant. Of een kopie laten mailen. Er gaat echter een vraag aan vooraf: is deze kopie wel echt nodig om iemands identiteit vast te stellen?

Uitgangspunt is dat slechts een aantal organisaties of bedrijven een kopie van het identiteitsbewijs mogen maken. Te denken valt aan overheidsinstanties, banken, notarissen of levensverzekeraars. Ook moet bijvoorbeeld een werkgever in de loonadministratie een kopie van het identiteitsbewijs bewaren. Bedrijven die wettelijk verplicht zijn een kopie te maken, dienen hun klanten daarover te informeren. De Rijksoverheid legt op zijn website uit hoe een kopie van het identiteitsbewijs veilig gemaakt kan worden.

Soms is het noteren van gegevens uit het identiteitsbewijs echter voldoende. Zo kunnen hotels en campings volstaan met het opschrijven van het type identiteitsbewijs en het nummer. De ANWB geeft op haar website een aantal nuttige adviezen als het gaat om identificatie op vakantiebestemmingen. 

Van webshop tot ziekenhuis

Om kort te gaan: een bedrijf mag dus niet zomaar een kopie van het identiteitsbewijs maken. Dit geldt ook voor het vragen aan een klant om het document enkel te tonen.

Stelregel is dat als het mogelijk is de identiteit van de klant op een minder vergaande manier vast te stellen, er voor die route moet worden gekozen. Welke methode passend is, hangt af van de situatie en de gevoeligheid van de persoonsgegevens.

Enkele voorbeelden: een bedrijf heeft een klant aan de telefoon die op dat moment is ingelogd in het door de klant zelf geopende account bij dat bedrijf. Dan mag het bedrijf er vanuit gaan dat de persoon aan de lijn dezelfde is als die van het account. En een webshop die wil weten of de persoon aan de lijn de klant is die hij zegt te zijn, zou naar een klantnummer in combinatie met een adres kunnen vragen. Bij de patiënt die naar het ziekenhuis belt om de uitslag van zijn medisch onderzoek -bijzondere persoonsgegevens dus- zal het enkel vragen naar postcode en huisnummer niet voldoende zijn ter identificatie. De website van de Autoriteit Persoonsgegevens geeft een uitgebreid overzicht van de verschillende situaties.

Wordt u als klant gevraagd om uw paspoort te tonen of zelfs te laten kopiëren? Wilt u als bedrijf of organisatie een klant identificeren? Denk dan goed na over de juiste methode van identificatie en over de vraag welke persoonsgegevens daarvoor echt nodig zijn.

Wilt u meer weten over dit onderwerp, neem dan contact op. Ik help u graag verder.

Even een kopietje paspoort maken?

Mr. Drs. J.C. (Jan-Kees) Karels
Privacy Jurist


Stuur een mail 0342 491 028