Elk vakgebied heeft zo z’n eigen vaktermen. Of je nu arts, bioloog of IT’er bent – je gebruikt altijd wel jargon voor ingewijden. Jij snapt de termen, maar voor een gemiddelde leek zijn ze al gauw Abracadabra.
In deze weblog ga ik in op twee termen die in de IT-wereld veel worden gebruikt: ‘adoptie’ en ‘operationeel’. Hoe gaat een rechter hiermee om?
Adoptie
Allereerst het woord adoptie. Een algemeen bekende betekenis is het ‘adopteren’ (aannemen) van een kind. Maar in de IT-branche bedoelen we er iets anders mee.
In de IT gaat adoptie over de menselijke kant van systemen. Medewerkers moeten een nieuw geleverd systeem daadwerkelijk én op de goede manier gaan gebruiken. Doen ze dat niet, dan ontstaat het risico dat oude en nieuwe systemen door elkaar heen worden gebruikt. Om dat te voorkomen kan de IT-leverancier een zogeheten ‘adoptieplan’ schrijven. Dit plan benoemt concrete acties om medewerkers vertrouwd te maken met de veranderingen binnen hun werkplek. Te denken valt aan het aanwijzen van key-users, het organiseren van een webinar met instructies, het maken van een handleiding met F.A.Q. of het organiseren van gebruikerssessies.
Nul punten
Een geschil voor de Rechtbank Amsterdam gaat over de aanbesteding van een nieuwe, digitale werkplekinrichting. Aanbestedende dienst is Pantar, een werk-leerbedrijf voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Aan de bedrijven die inschrijven wordt gevraagd een adoptieplan toe te voegen. Een van die bedrijven, Skysource B.V., is het niet eens met de beoordeling van haar adoptieplan en stapt naar de rechter.
In het Beschrijvend Document van Pantar zijn de eisen voor het in te leveren adoptieplan precies omschreven. Toch wordt Skysource B.V. van de inschrijving uitgesloten, omdat het beoordelingsteam nul punten geeft voor haar adoptieplan.
Ontzorgen
De rechter is het eens met Pantar dat Skysource B.V. niet concreet duidelijk heeft gemaakt hoe ze Pantar zal gaan ‘ontzorgen’. Het gaat, aldus de rechter, om een adoptieplan ‘dat nergens volledig, concreet en duidelijk beschrijft op welke manier Skysource voorstelt de medewerkers te zullen leren omgaan met het nieuwe IT-systeem.’ Het plan van aanpak van Skysource heeft voornamelijk betrekking op de technische implementatie. Uit het Beschrijvend Document had het Skysource echter helder moeten zijn dat het hier om adoptie gaat, niet om de technische implementatie. De doorlooptijd van de adoptie is dan ook niet realistisch, omdat het tijdschema gaat over de technische implementatie.
Les uit deze uitspraak voor de IT-praktijk: als er naast de technische implementatie van nieuwe digitale werkplekken een adoptieplan wordt aangeboden, dient dit concreet en realistisch te zijn. De IT-dienstverlener omschrijft helder uit welke acties het adoptieproces bestaat en hoeveel tijd dit gaat kosten.
Een interessante vraag is vervolgens of je als IT-dienstverlener altijd een adoptieplan zou moeten aanbieden, ook als er door de klant niet om wordt gevraagd. Zou een adoptieplan geen vast onderdeel moeten zijn van je zorgplicht?
Operationeel
Dan nu nog zo’n in IT-kringen veel gebruikte term: operationeel. Wanneer kun je zeggen dat een systeem ‘operationeel’ is? Met andere woorden: wanneer begint de ‘operationele fase’?
Die vraag staat centraal in een zaak voor de Rechtbank Den Haag. Omgevingsdienst Midden-Holland (ODMH) heeft een aanbestedingsprocedure georganiseerd voor de verwerving van een bodeminformatiesysteem.
De bedrijven Nazca IT Solutions B.V. en Roxit B.V. dienen beide een offerte in bij de omgevingsdienst. Nazca krijgt de opdracht gegund. Roxit tekent hiertegen bezwaar aan, omdat Nazca niet zou voldoen aan de eis dat het systeem operationeel moet zijn. Waarna ODMH dit inderdaad vaststelt en de gunning aan Nazca weer intrekt.
In gebruik bij klant?
Wat betekent nu precies de eis dat de aangeboden oplossing bij de inschrijving ‘operationeel’ moet zijn?
Volgens Nazca gaat het erom dat het systeem op het moment van inschrijving ‘klaar moet zijn voor gebruik, werkend en toepasbaar’. Nazca meent dat de ‘operationele fase’ in ICT-perspectief duidt op de fase vóór de datum van ingebruikneming.
Roxit en ODMH stellen daarentegen dat het systeem op het moment van inschrijving ‘in gebruik moest zijn genomen en werkend en ingezet moest zijn bij een klant’.
De rechter volgt de uitleg van Roxit en ODMH: de operationele fase is de fase ‘waarin de software daadwerkelijk in gebruik is genomen na de acceptatie van de klant’. Daarvoor gaan toekomstige gebruikers al wel aan de slag met het systeem, maar met als doel om er nog fouten uit te halen voordat tot acceptatie wordt overgegaan.
Ook deze uitspraak bevat een interessant leerpunt. Het is aan te bevelen dat de IT-leverancier al in zijn offerte duidelijk aangeeft wanneer in zijn optiek een project is afgerond.
Wilt u advies over ICT-recht of hulp bij het opstellen van juridische documenten, neem dan contact op met Jan-Kees Karels, [email protected]
