Als je nog geen gebruik maakt van algemene voorwaarden, is het verstandig dit eens te overwegen. Algemene voorwaarden kunnen je rechtspositie versterken. Dit kan in geval van onverwachte tegenslag het verschil maken tussen voortbestaan en faillissement.
Mocht je al wel algemene voorwaarden hebben, dan vraagt het gebruik hiervan ook de nodige aandacht. Van belang is verder dat je algemene voorwaarden periodiek worden gecontroleerd. Het recht is via wetgeving en rechtspraak immers continu in beweging.
Cruciaal is verder dat de algemene voorwaarden onderdeel worden van de overeenkomsten die u sluit. Hiervoor is het nodig dat bij het aangaan van de overeenkomst akkoord wordt gegeven op de algemene voorwaarden. Het is verstandig uw standaard offertes en overeenkomsten hierop in te richten.
Daarnaast is nodig dat u de algemene voorwaarden aan uw contractpartij ter beschikking stelt. Doet u dit niet dan kunnen de algemene voorwaarden worden vernietigd. Grotere contractpartijen (meer dan 50 werknemers of omvangrijke omzet) kunnen niet op deze grond vernietigen.
Ter beschikking stellen kan altijd hard copy. Het is ook mogelijk om de algemene voorwaarden digitaal ter beschikking te stellen, maar dit moet wel op een wijze dat de contractpartij deze op kan slaan. Bijvoorbeeld in de vorm van een pdf bij een email. Alleen als het verstrekken van algemene voorwaarden redelijkerwijs niet mogelijk is, mag worden verwezen naar een vindplaats.
Voor dienstverrichters is er ook nog de mogelijk om te verwijzen naar een elektronisch toegankelijk adres. Bijvoorbeeld op een website. Hiervan zijn echter een aantal dienstverrichters uitgesloten. Meer informatie hierover kunt u opvragen. Het plaatsen op een website geeft wel bewijsproblematiek, omdat dan later moet worden aangetoond dat de algemene voorwaarden op het moment van de aanvang van de overeenkomst. Digitaal ter beschikking stellen per email heeft daarom de voorkeur, met dien verstande dat de email uiteraard wel bewaard moet worden.
Het mag duidelijk zijn: je hebt niets aan algemene voorwaarden als je deze niet goed gebruikt.
Tips
- Hanteer algemene voorwaarden en laat deze periodiek inhoudelijk controleren
- Richt uw organisatie zo in dat de algemene voorwaarden altijd onderdeel zijn van de overeenkomsten die u sluit en laat dit controleren
- Stel de algemene voorwaarden op de voorgeschreven wijze ter beschikking
